Finanzielle Dimension der Mitnutzungsallianz
Mit der Einstellung eines EfA-Dienstes in den FIT-Store müssen den an der Nachnutzung interessierten Ländern die Kosten des EfA-Dienstes bekannt gemacht werden („Preisschild“), um eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchführen zu können. Alle umsetzenden Länder benötigen hierfür ein Kostenmodell. Um die Voraussetzungen der finanziellen Dimension zu erfüllen, soll ein geeigneter Ansatz für die Verteilung von Kosten zwischen allen beteiligten Akteuren etabliert werden, mit Hilfe dessen die finanziellen Aufwände effizient verteilt werden können. Die finanzielle Dimension ist eng mit der rechtlichen Dimension verbunden.
Da der FIT-Store die Nachnutzung auf Länderebene organisiert, bleibt hierbei offen, wie Kommunen direkt nachnutzen können. Hierfür bietet sich das d-NRW-Modell zur Nachnutzung an. Weiterführende Informationen dazu können dem Abschnitt „rechtliche Nachnutzung“ entnommen werden.
Allgemeines zu den Rahmenbedingungen der konkreten finanziellen Abwicklung der EfA-Mitnutzung
Im Rahmen des sogenannten NRW-Modells der Kostenverrechnung zur Mitnutzung von EfA-Diensten, welches über das WSP.NRW bereitgestellt wird, ist eine Unterscheidung zwischen abrechenbaren regelmäßigen und unregelmäßigen (das heißt ereignisgesteuerten) Kosten vorgesehen. Die regelmäßigen Kosten beziehen sich hierbei auf alle ordentlichen Aufwände, die im Rahmen des ständigen Betriebes des Online-Diensts anfallen. Unregelmäßige Kosten umfassen unter anderem die Weiterentwicklungen der Online-Dienste.
EfA-Erstellungskosten und Kostentragungspflichten
Im Rahmen der Digitalisierung von EfA-Diensten können nur solche Kosten über das Bundeskonjunkturprogramm finanziert werden, welche auch kausal auf die Einhaltung der technischen EfA-Mindestanforderungen und Erfüllung der EfA-Steuerungsindikatoren pro EfA-Umsetzungsprojekt zurückgehen.
Referenzimplementierung und Roll-Out
Die Kosten zur Bereitstellung des Online-Dienstes als Referenzimplementierung im bereitstellenden Bundesland NRW (sogenannten „MVP“-Minimum Viable Product) werden über die zur Verfügung gestellten Mittel aus dem Bundeskonjunkturprogramm finanziert. Online-Dienste müssen zu diesem Zeitpunkt mindestens den Reifegrad 3 erfüllen.
Gleiches gilt grundsätzlich auch für die Kosten im Rahmen der EfA-Aufwände, die für NRW als bereitstellendes Bundesland anfallen, welche unter Einhaltung der technischen, rechtlichen und organisatorischen EfA-Mindestanforderungen entstehen.
Die Kosten für den Betrieb von EfA-Diensten (und den jeweiligen enthaltenen LeiKa-Leistungen) hängen von dem tatsächlichen Bezugspunkt der Kosten ab. Unabhängig von den regelmäßigen und unregelmäßigen Kosten, sind die im Wege des Betriebes von EfA-Diensten nicht umlegbaren Kosten, die ohnehin im WSP.NRW anfallen, sogenannte „Sowieso“-Kosten. Die „Sowieso“-Kosten werden nicht in den Anwendungsbereich des vorgeschlagenen Berechnungsmodells einbezogen. Diese Kosten erstrecken sich auf alle Aufwände, die dem WSP.NRW zugutekommen, jedoch nicht in (direkter) Verbindung zur Bereitstellung von EfA-Diensten über das WSP.NRW unter Verwendung von Bundeskonjunkturmitteln stehen.
Referenzimplementierung und Roll-Out
Abrechenbare regelmäßige Kosten umfassen alle Aufwände, die im Rahmen eines Betriebsjahrs von EfA-Diensten im WSP.NRW zugunsten des bereitstellenden und der mitnutzenden Bundesländer anfallen.
Abrechenbare unregelmäßige Kosten sind vom Regelbetrieb unabhängige, ereignisgesteuerte, anfallende Kosten, die sich insbesondere auf die inhaltliche und technische Änderung bestehender Online-Dienste im WSP.NRW beziehen. Hierunter fallen insbesondere Weiterentwicklungen von Online-Diensten, Änderungen in der IT-Infrastruktur, die nicht von oben genannten „Sowieso-Kosten“ oder sogenannte Change-Requests (siehe unten) umfasst sind. Diese Kosten fallen an, soweit die Aufwandspauschale für die inhaltliche Pflege und allgemeine technische Weiterentwicklung überschritten werden. Bei reinen Weiterentwicklungen können die Kosten auf Grundlage des Königsteiner Verteilschlüssels auf die fordernden Länder umgelegt werden.
Change Requests bezeichnen die Neuentwicklung von Online-Diensten, die bereits "live" sind, deren Weiterentwicklung allerdings so umfangreich ist und sich derart vom ursprünglichen Online-Dienst unterscheidet, sodass mithin von einem neuen Dienst ausgegangen werden muss. Change Requests treten nur sporadisch auf.
Kostenverrechnungsmodell (NRW-Modell)
Die anfallenden Kosten sollten in einem ersten Schritt je nach Position addiert werden. Hierbei ist zunächst die in diesem Verrechnungskonzept enthaltene Unterscheidung zwischen abrechenbaren regelmäßigen und unregelmäßigen Kosten zu beachten. Regelmäßige Kosten sind als Pauschalkosten zu verstehen, die für alle Online-Dienste bzw. digitalisierten Verwaltungsleistungen allgemein anfallen. Individuelle Kosten beziehen sich wie bereits dargestellt auf individuelle Weiterentwicklungen oder Change Requests, welche in der Regel nicht alle digitalisierten und im WSP.NRW verfügbaren Verwaltungsleistungen/Online-Dienste betreffen.
Die Kostenverteilung orientiert sich am Königsteiner Schlüssel.
Kostenverrechnungsmodell (NRW-Modell)
In der Kostenmatrix sind die Aufwände in Personentagen (PT) pro Rolle und Entität aufgeführt. Die Aufwände können am Ende mit den jeweils geltenden Tagessätzen der einschlägigen Rahmenverträge und Einzelaufträge multipliziert und zu einer jährlichen Gesamtsumme addiert werden. Bei den aufgeführten Kosten handelt es sich um durchschnittliche Aufwände. Sie können in der oben genannten Formel für das Kostenverrechnungsmodell eingefügt werden.
Es handelt sich hierbei um Durchschnittswerte auf Basis der vorherigen, gesammelten Erfahrungen. Die Kosten werden je Online-Dienst gemessen. Leistungsbündel bezeichnen fachlich-rechtlich zusammenhängende LeiKa-Leistungen, die im Verbund angeboten werden.
NRW behält sich vor, sein Kostenverrechnungsmodell, insbesondere im Rahmen technischer Innovation, sonstiger rechtlicher oder organisatorischer Veränderungen, anzupassen. Dies kann vorwiegend dann der Fall sein, wenn nach dem ersten Betriebsjahr neue Erkenntnisse im Bereich der Kostenverrechnung erlangt werden. Sobald die errechneten die Gesamtkosten inklusive eines Inflationsausgleichs überschritten werden, wird das vorliegende Kostenverrechnungsmodell aktualisiert.
Zur erfolgreichen Nachnutzung müssen Gremien, Rollen und Prozesse bedarfsentsprechend überlegt und umgesetzt werden. Hierbei ist der länderübergreifende Austausch zur Nachnutzung zu beachten sowie die kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung der Online-Dienste, die ebenfalls die Bedarfe der nachnutzenden Länder berücksichtigen sollen.