Herangehensweise der Digitalisierungsstraßen

Im Frühjahr 2020 wurden die sogenannten „Digitalisierungsstraßen“ ins Leben gerufen. Sie waren und sind Ausgangspunkt für eine effiziente Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Die Digitalisierungsstraßen werden laufend an wachsende Rahmenbedingungen und Herausforderungen angepasst. Sie schaffen die Grundlage für eine dynamische Bereitstellung von Online-Diensten in Nordrhein-Westfalen und bundesweit – ganz im Sinne des Einer-für-Alle-Prinzips (EfA-Prinzip).

Digitalisierungsstraßen beschreiben sowohl ein Organisations- als auch ein factory-basiertes Prozessmodell und orientieren sich an vier Maximen:

Zur Koordination und länderübergreifenden Kooperation wurden zu allen aufkommenden Fragen Lenkungsgruppen gebildet und Jour-Fixe-Termine mit interdisziplinärem Ansatz vereinbart. Fortlaufend werden verschiedene Akteure eingebunden: Fachvollzug, Landes- und Bundesorganisationen der Wirtschaftskammern sowie von Verbänden, beispielsweise des Verbandes Freier Berufe e.V. NRW und des Bundesverbands der Freien Berufe e.V. sowie weitere relevante Stakeholder, etwa FITKO, KoSIT etc. Im Anschluss beginnt die Arbeit in den Digitalisierungsstraßen.

Bei der fachlichen Vorklärung werden zum jeweiligen Leistungsbündel die Informationen gesammelt, die eine grundlegende Bedeutung haben für die fachliche/sachliche Konzeption und Konfiguration, für die spätere Integration sowie für die Funktionsfähigkeit der Formulare im WSP.NRW. Hierbei wird das MWIKE erstmalig durch Vertreter des Fachvollzugs (zuständige Stellen) unterstützt.

Die Vorphase teilt sich in die Sammlung verschiedener und voneinander zu trennender Informationen auf. Die im Vorfeld erstellten und standardisierten Ergebnisdokumente werden zusammen mit ausgewählten Fachansprechpartnern ausgefüllt. Die Ergebnisdokumente laufen unter den Bezeichnungen „Basisklärung“ und „fachliche Vorklärung“.

Nach der Vorphase können die vorstehenden Informationen nun fachlich und technisch ausgewertet werden. Die IT-Dienstleister und der technische Ansprechpartner des MWIKE arbeiten eng mit dem Fachvollzug zusammen, um ein fachlich und rechtlich valides Formular zu erstellen. Dieses soll für die Nutzenden verständlich sein und die konkreten Bedarfe des Fachvollzugs berücksichtigen, d. h. angepasste Online-Lösungen eines Fachleistungsbündels umfassen. Durch die in der Vor- und Formularkonfigurations-Phase gewonnenen Informationen können im User-Workflow erforderliche Datenfelder und antragsbezogene Nachweise definiert werden.

Die Formulare werden mit dem Formularmanagement-Tool „GovForms“ auf Low-Code-Ebene konzipiert und im gleichen Schritt konfiguriert. Die zuständigen Stellen werden bei der Formularerstellung fortlaufend in den Digitalisierungsprozess involviert. In Anforderungs-Workshops findet ein Austausch mit den technischen Ansprechpartnern statt. Grundlage hierfür sind die im Vorfeld gesammelten Informationen. Alle individuellen Anforderungen an das Formular werden hier besprochen und notiert. Im Anschluss können diese an die konkreten Bedürfnisse der Antragstellenden sowie der öffentlichen Verwaltung angepasst werden. Auch übersteigt dieser erste Prototyp bereits die einfachen Funktionen eines klassischen Formular-PDFs.

Das gemeinsam erarbeitete Formular wird nochmal intensiv geprüft, in enger Abstimmung mit dem Fachvollzug. Zu diesem Zeitpunkt ist das Formular bereits in eine für das WSP.NRW repräsentative Testumgebung integriert worden. Für eine letzte fachliche Überprüfung, der Abschlussvalidierung, wird es dem Fachvollzug vorgestellt. Die Vorstellung findet in einem gemeinsamen Termin mit dem technischen Ansprechpartner und dem IT-Dienstleister des MWIKE statt. An dieser Stelle können abschließende, erforderliche Anpassungen vorgenommen werden. Ist diese Prüfung abgeschlossen, kann das Formular in das WSP.NRW integriert und mit allen erforderlichen Zusatzdiensten verbunden werden (z. B. mit dem Zahlungsdienst oder der technischen Zuweisung des Antrags an die sachlich und örtlich zuständige Behörde: Ticketsystem etc.).

Die Konfiguration des Formular-Prototyps erfolgt im Low-Code-Formular-Management-System (Low-Code-FMS) GovForms/form.io. Daher ist die Konfiguration unabhängig von der Integration des Formulars in das WSP.NRW und der Bereitstellung zur Mitnutzung. Dieses Vorgehen bei der Digitalisierung von Online-Diensten ist effizienzsteigernd. Erst bei der Integration wird das Formular in die Microservice-Architektur des WSP.NRW eingefügt. Dabei wird es mit allen erforderlichen Komponenten angereichert, die für eine medienbruchfreie Nutzung des Online-Dienstes nötig sind. Diese Anreicherung umfasst unter anderem die Identifizierung und Authentifizierung mittels ELSTER-ID oder über das Servicekonto.NRW oder die Anbindung an die ePayment-Schnittstelle von ePayBL, um die Bezahlung der fälligen Verwaltungsgebühr zu ermöglichen.

Bevor der Online-Dienst im WSP.NRW final freigeschaltet wird, gibt es einen weiteren Integrationstest. Der Digitalisierungsprozess wird im Rahmen des Rollouts mit den sich beteiligenden Bundesländern wiederholt und Formulare in mehreren Iterationsschleifen an die jeweiligen landesspezifischen Belange ausgearbeitet. Der Umfang des zukünftigen Formulars wird für die erstmalige Digitalisierung durch den iterativen Ansatz bestimmt. Dies bedeutet, dass das Formular ein Minimum Viable Product (MVP) ist, welches in den nachfolgenden Entwicklungszyklen stetig verbessert wird.

Die oben genannten Maximen des Vorgehensmodells werden in allen Prozess-Schritten der Digitalisierungsstraßen beachtet. Die bundesrechtlichen Anforderungen an den Online-Dienst werden damit eingehalten: sowohl bei der Digitalisierung der Online-Dienste, bei der mit dem Fachvollzug zusammengearbeitet wird, als auch bei der fachlich-rechtlichen Voranalyse der zu digitalisierenden LeiKa-Leistungen.